Structuur aanbrengen in je werk? 10 tips!

Tijd tekort

Structuur aanbrengen kan behoorlijk lastig zijn. Zelfs als je de boel redelijk onder controle denkt te hebben, kan er nog van alles gebeuren waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet. Hoe breng je nou structuur aan in je werkzaamheden zonder vast te zitten aan allerlei (zelfopgelegde) regeltjes? Als plan-expert en Jouw Zakelijke Planner deel ik 10 tips met je! 

Je start jouw werkdag met een prachtige to-dolijst, maar nog voordat je jouw eerste kopje koffie hebt gedronken, klopt er al helemaal niets meer van. Er schieten allerlei zaken tussendoor, je wordt gebeld en beantwoordt ook nog even snel dat ene mailtje. Aan het einde van de dag heb je heel veel gedaan, maar je kan bijna niets van je van tevoren bedachte taken afstrepen. Hoe kan dit toch? 

Weet je wat jij moet doen? Structuur aanbrengen in je werk! 

Structuur aanbrengen in je werkzaamheden - wat zijn de valkuilen?

De kans is groot dat jij een vrij chaotische ondernemer bent. Misschien zelfs wel een tikje extravert. Je denkt graag met mensen mee, zet soms (al dan niet) ongevraagd een stapje extra voor een klant en gaat nog weleens over je eigen grenzen heen als het aankomt op tijdsinvesteringen. Je geeft ontzettend graag en ontzettend veel, maar moet dan aan het einde van de dag wel concluderen dat je zelf erg weinig energie overhoudt. 

Is dit herkenbaar? Geloof me, je bent niet de enige. Ik begeleid regelmatig onderneemsters die met open ogen in dezelfde valkuilen vallen. Als Zakelijke Planner ben ik er om deze toppers te behoeden voor de duikeling. Structuur aanbrengen in je werk is namelijk heel goed mogelijk, maar er zijn wel een aantal zaken waar je op moet letten. 

10 tips om structuur aan te brengen in je werkzaamheden!

Ben jij klaar voor een stevige dosis orde in de chaos? Ga dan aan de slag met een van deze tips. En wil je het echt goed doen? Pak ze dan meteen allemaal aan! 

  1. Leg je telefoon weg als deze geen onderdeel is van je taken. Onze mobiel is voor velen onmisbaar, maar ook een gigantische afleiding. Heb je hem op dat moment niet nodig? Leg hem ver weg en zet hem op vliegtuigmodus. Pak hem er pas weer bij als je jouw taak hebt afgerond. 
  2. Mute je e-mail. Het is niet noodzakelijk om letterlijk iedere e-mail binnen te zien komen. Mute je e-mail en plan iedere werkdag een x aantal minuten om hem bij te werken. Hierdoor voorkom je dat je voortdurend afgeleid raakt of werkzaamheden vanuit de mail tussendoor doet. 
  3. Maak het jezelf niet onmogelijk. Structuur aanbrengen is fijn, maar je hoeft geen ramvolle to-dolijst zonder uitwijkmogelijkheden te maken. Maak het voor jezelf behapbaar en geef jezelf tussendoor wat ademruimte. Flexibiliteit is de sleutel! Zo voorkom je dat je planning in de soep loopt wanneer je vijf minuten langer op de wc zit. 
  4. Kijk naar je kernkwaliteiten. Doe jij het goed op een beetje chaos? Accepteer en omarm dit dan. Misschien bezorgt het je wel enorm veel creativiteit en past het gewoon bij je. 
  5. Maak al je werkzaamheden overzichtelijk. Hou eens een dag of een week bij waar jouw tijd en energie naartoe gaat. Pas als je weet waar je mee te maken hebt, kan je het ook daadwerkelijk aanpakken. 
  6. Welke taken moeten echt door jou worden gedaan? Met andere woorden: waar ben jij binnen jouw bedrijf onmisbaar? Breng dat voor jezelf in kaart zodat je weet wat je echt moet doen. Zo is het ook direct duidelijk wat je eventueel kan uitbesteden. 
  7. Kader je taken. Voordat je ergens aan begint, is het belangrijk wat je van jezelf verwacht. Een taak als ‘aan mijn website werken’ is te globaal. Wat wil jij precies voor elkaar krijgen? Wees zo specifiek mogelijk. 
  8. Werk met volle focus. Een uur e-mail beantwoorden is een uur e-mail beantwoorden en een uur social media inplannen voor klant x bestaat alleen maar uit die specifieke werkzaamheden. Pas als de tijd verstreken is of je taak afgerond, ga je weer wat anders doen. 
  9. Maak er een gewoonte van. Plan voor jezelf in dat je bijvoorbeeld iedere maandagochtend de week begint met het maken van een planning en sluit iedere vrijdag af met je administratie. Door op deze manier structuur aan te brengen, creëer je al snel een fijne routine. 

Tip 10: schakel hulp in als structuur aanbrengen niet lukt

En kom je er echt niet uit? Wees dan niet eigenwijs en schakel een expert in die jou helpt bij het aanbrengen van een goede structuur. Hoe meer overzicht en helderheid jij ervaart binnen jouw bedrijf, hoe harder jouw onderneming groeit.

Ben jij toe aan deze stap? Als jouw zakelijke planner help ik je met alle liefde bij alle facetten rondom het aanbrengen van structuur. Zullen we online een kopje koffie drinken om eens kennis te maken

Misschien vind je dit ook interessant!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *