Hoe maak je een takenlijst die je opvolgt en bijhoudt: 3 concrete stappen.

Hoe maak je een goede takenlijst

We komen om in het aantal taken dat we nog kunnen, willen of moeten doen. Een eindeloze stroom aan to-do’s komt op ons af. Niet gek dat we het soms even niet meer weten. Waar verzamel je al deze taken? Hoe zorg je voor inzicht wat je wanneer moet doen? Kortom je takenlijst bijhouden, hoe doe je dat?

“Heb je nog tips over waar ik (je) de grote takenlijst (uitgewerkte projecten of een persoonlijke dumplijst) kunt bijhouden van waaruit je de Flow Planners vult per week? Ik ben nog zoekende daarin. Heb al diverse manieren geprobeerd (notitieblokje, telefoon, etc.) maar ik merk dat het dan snel een chaos met overal wat wordt. Al typende besef ik me nu dat de oplossing wellicht in de werkwijze eromheen zit. Elke dag een taak / to-do met het bijwerken zou wellicht ook al werken. Maar desondanks, heb jij nog tips?”

Deze vraag kreeg ik afgelopen week in mijn mailbox. Het lastige is dat deze vraag wat mij betreft niet beantwoord kan worden met 1 simpel antwoord. Om het bijhouden van je takenlijst te doen slagen is het namelijk cruciaal om een manier te ontwikkelen die voor jou werkt. Daarom heb ik ook besloten om een blog te schrijven met de 10 stappen die jou gaan helpen om jouw manier te vinden.

Getting things done

https://gettingthingsdone.com/Hoewel er verschillende productiviteitsgoeroes op de wereld zijn die pretenderen dat hun methode dé methode is om rust en overzicht te bewaren, geloof ik daar niet in. Er is niet 1 methode die voor alles en iedereen werkt. Een mooi voorbeeld is de werkmethode van David Allen, Getting things done. Een fantastisch georganiseerde manier om al je taken overzichtelijk te houden. Echter is het voor mij veel te krampachtig. Wel heeft het een aantal elementen die ik wel heb toegepast in mijn manier van werken!

Takenlijst bijhouden niet leuk? Vind je motivatie.

De allereerste stap in het bijhouden van je takenlijst is dat je moet weten waarom je je takenlijst wilt bijhouden. Wanneer je een motief hebt, een reden om iets te willen veranderen in je werkwijze, kan je dit omzetten in motivatie om het bijhouden van je takenlijst bij te houden wel leuk te vinden.

  • Werk je totaal niet effectief en word je onrustig van de alsmaar langer wordende lijst?
  • Heb je een overvol hoofd en merk je dat je daardoor korter af wordt tegen je naasten?
  • Kom je constant je beloften met anderen niet na simpelweg doordat je het vergeet?
  • Word je gek van alle losse briefjes die je nooit meer terug kunt vinden en verlies je hierdoor kostbare tijd?

→ Bedenk eens goed welke voordelen het bijhouden van een takenlijst jou opleveren. Iedere keer dat je dan geen zin hebt om je takenlijst bij te houden, denk hieraan.

2. Wilskracht + motivatie = gewoonte

Door wilskracht naast motivatie in te zetten ontwikkel je op den duur een gewoonte. Wilskracht is echter geen onuitputtelijke bron. Wanneer je bijvoorbeeld een zware dag hebt gehad kunnen we moeilijker nee zeggen tegen onze kinderen, tegen ongezonde gewoontes of ja zeggen tegen sporten. Onze wilskracht is “op”.

Wilskracht + Motivatie = Gewoonte

Zelf vergelijk ik wilskracht altijd met een meter. Iedere keer wanneer je “iets” moet doen waarvoor je jezelf moet motiveren gaat je meter een stukje leger. Hoe leger je meter is hoe meer moeite iets kost. Wanneer je niet oppast gaat je wilskrachtmeter “onder nulpunt”. Het kost dan veel meer tijd om weer op voldoende kracht te komen.
De beste manier om zuinig om te gaan met je wilskracht is om jezelf gewoonten aan te leren. Wanneer iets een gewoonte is vergt dit geen/minder wilskracht.

Voorbeeld:

  • Iedere dag moet je je vaatwasser leeghalen.
  • Iedere dag moet je eten koken.
  • Iedere dag moet je je huis opruimen.
  • Iedere dag moet je je tanden poetsen.

Wanneer je hier constant met jezelf over in discussie gaat kost dit iedere keer een stukje van je wilskracht om dit toch te doen.

Laten we de vaatwasser nemen. Wanneer je deze ‘s ochtends eigenlijk gelijk leeg wilt maken, maar dit niet doet wordt je iedere keer dat je de keuken inloopt geconfronteerd met de afwas op het aanrecht. Iedere keer dat je het wilt gaan doen en toch besluit niet te doen zakt je wilskracht weer een stukje. Je kunt ook besluiten om jezelf de gewoonte aan te leren dit gelijk in de ochtend te doen én niet discussieerbaar te maken (ga ik het nu doen/ga ik het straks doen). Hierdoor vergt het op den duur geen/weinig wilskracht meer. Hierdoor blijft je wilskrachtlevel op pijl en heb je mentaal de ruimte om dit in te zetten op nieuwe zaken die je wilt gaan omzetten tot een gewoonte.

Zo werkt dit dus ook met je takenlijst. Maak er een gewoonte van om deze bij te houden!

3. To-do's lijst - Vind jouw systeem

Zoals gezegd werken we allemaal anders. Daarnaast is het ook afhankelijk van de complexiteit van jouw taken/projecten welke manier van het bijhouden van een takenlijst het beste bij jou past. Heb jij gigantisch uitgebreide projecten met daarin vele to-do’s, werk je samen met een team en moet je je houden aan strakke deadlines, dan heb jij veel meer aan een projectmanagement tool.

Werk jij echter aan kleinere (of geen) projecten, heb je met niemand dan jezelf rekening te houden dan kan je met heel andere systemen veel beter geholpen zijn. Belangrijk in het systeem dat je kiest is dat je kiest voor een zo’n eenvoudig mogelijk systeem. Velen kiezen voor veel te fancy systemen die veel te complex zijn. De drempel om daar je taken in te verzamelen wordt dan veel te hoog!

Papier of digitaal:

De eerste keuze die je zal moeten maken is het kiezen tussen een digitaal of een papieren systeem of voor een combinatie van beide. Zelf werk ik met een combinatie en ik zal zo nog even kort delen hoe ik dat doe.

Voordat je gelijk in de stress schiet, het is niet erg als je gaandeweg pas zult ontdekken wat voor jou werkt. Zelf heb ik ook eerst verschillende tools/methoden uitgeprobeerd. Door te accepteren dat dit een proces is (okee, geen levenslange ik wissel steeds, want dat mag van Marloes) waarbij je je eigen manier van werken steeds verder optimaliseert, dan vind je jouw manier. Doe dit op een actieve manier, zodat je zo snel mogelijk een manier hebt gevonden om jouw takenlijst bij te houden en blijf daar dan bij!

Productiviteitsapps schieten als paddenstoelen uit de lucht, maar denk niet dat het gras aan de andere kant altijd groener is. Wanneer je systeem top werkt, blijf daar dan bij, anders verspil je je kostbare tijd en dat is nou net niet de bedoeling van het inzichtelijk maken van je to-do’s.

Mijn werkmethode

Zelf werk ik met de app Notion. Dit is vergelijkbaar met Evernote, echter vind ik de mogelijkheden en het gemak waarmee Notion werkt een stuk fijner. Notion is een digitale tool waarin ik al mijn notities en belangrijke gegevens verzamel. Deze app heb ik zowel op mijn desktop als op mijn mobiel, zodat ik altijd en overal bij mijn takenlijst en notities kan. Ik heb het al eerder gezegd, maar belangrijk bij het maken van een takenlijst is de eenvoud waarop je je taken kunt verzamelen. In de basis werk ik met 2 takenlijsten.

  • Masterlist: Hier verzamel ik alle taken die in mij opkomen.
  • Takenlijst deze maand: Hierin plaats ik alle taken die ik de huidige maand gedaan moet hebben om vooruitgang te boeken.


In beide takenlijsten heb ik 2 kolommen. Een lijst voor werk gerelateerde taken en een lijst voor privé gerelateerde taken. Ben ik onderweg, aan het werk of wat dan ook en bedenk ik een taak die in mij opkomt dan plaats ik deze standaard in 1 van deze 2 lijsten, afhankelijk van de tijdsbestek waarbinnen ik de taak wil afronden.

Maandelijkse focus

Door iedere maand mijn focus voor de komende maand te bepalen weet ik welke taken gedaan moeten worden deze maand om mijn doel te realiseren. Alle taken uit de masterlist die ik in de huidige maand afgerond wil hebben verplaats ik van de “Masterlist” naar de takenlijst “Deze maand”

Ook kijk ik iedere maand of er taken in mijn masterlist staan die ik eigenlijk niet wil gaan uitvoeren. Zo voorkom ik vervuiling van mijn lijst met allemaal taken die er niet toe doen. Dit zorgt alleen maar voor onrust.

Zelf vind ik uitsluitend digitaal werken niet fijn. Het geeft mij onvoldoende overzicht en ik heb onvoldoende feeling bij wat er in de week moet gebeuren. Daarom werk ik hiernaast met de Flow Planners. Meestal vul ik op zondag mijn planner voor de komende week in. Ik haal mijn afspraken uit Google Calendar en ik bepaal de belangrijkste taken voor die week. Deze taken op mijn takenlijst hebben altijd prioriteit. Dit zet mijn focus scherp en ik verspil geen kostbare tijd aan het bedenken wat ik op een dag kan doen. Daarbij weet ik ook dat ik werkzaamheden uitvoer die in lijn zijn met mijn doelen.

Dagelijks pak ik ook nog even mijn planner erbij en bepaal ik welke 1-3 taken de dag erna ga doen. Zo kan ik, direct nadat ik de dag ben opgestart, effectief aan de slag. Zijn deze taken afgerond dan kijk ik naar de andere taken in mijn planner die die week afgerond moeten worden. Heb ik die ook afgerond, dan ga ik verder in mijn digitale lijst “Deze maand”. Ben ik ook daar klaar mee, dan ga ik verder met de taken uit mijn masterlist (en ben ik enorm blij)!

Zo zorg ik er dus altijd voor dat ik niet stil val, niet baal dat ik even niet meer weet wat ik moet doen en dat ik altijd mijn doelen en dromen najaag, zonder het opgejaagde gevoel. En het allerbelangrijkste is wel dat ik daarna met een goed gevoel mijn laptop kan dichtklappen en kan genieten van mijn gezin. Ik weet namelijk dat ik ALTIJD de belangrijkste taken als eerste heb afgetikt!

Cursus plannen: Meer rust en overzicht

Weet jij dat je beter wilt leren plannen? Loop je voor je gevoel (constant) achter de feiten aan? Heb je het idee dat er geen eind komt aan je waslijst met taken en lijkt alles even belangrijk? Dan is de cursus plannen écht iets voor jou. Ik ga neem je stap voor stap mee in alle elementen van het maken van een planning. Hierdoor ontdek je welke manier van plannen het beste bij jou past.

Meld je aan voor de cursus plannen, begin gelijk en breng rust en overzicht terug in je leven. 

Misschien vind je dit ook interessant!

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *